30 Dicas de Organização para otimizar a produtividade no ambiente de trabalho
Um dos grandes problemas que influenciam diretamente na produtividade no trabalho é a falta de organização, o acúmulo de papéis, o lixo, a quantidade de abas abertas no navegador de internet e de atividades por realizar. Todos esses fatores podem fazer com que você se perca nos seus objetivos e prazos a cumprir.
Por que não aproveitar este momento para fazer também uma faxina geral na sua mesa e adquirir novos hábitos de organização?
Comece cedo
Chegue uns minutos mais cedo na empresa para que o processo de organização não tome o tempo do seu trabalho e acabe prejudicando as suas atividades e entregas.
Arrume sua mesa/Local deTrabalho/Estudo
Comece estabelecendo uma área de trabalho. Defina onde cada coisa vai ficar: computador, porta canetas, enfeites de mesa, papéis, livros. De preferência, coloque todos os papéis em uma caixa descrevendo na tampa qual o conteúdo delas, depois disso junte todo o lixo acumulado e livre-se dele.
Priorize as atividades do dia
Para uma melhor gestão do tempo, liste as suas atividades do dia e priorize aquelas de maior importância e que afetam diretamente a entrega dos resultados.
Limite o tempo de cada tarefa
Uma vez priorizadas as tarefas, limite o tempo de cada uma delas. Dessa forma, você saberá quais atividades demandarão mais tempo e como se programar para que todas sejam realizadas dentro do cronograma estipulado.
Evite distrações
Redes sociais, conversas paralelas, uso de telefone e celular, pausas extensas para o lanche ou café, tudo isso influencia negativamente na produtividade e no final das contas, pode fazer muita diferença na entrega dos resultados.
Elimine o uso de papel
Tente armazenar o máximo de informações no seu computador. Manter as informações no computador é uma maneira de evitar um grande número de papéis. Livre-se dos papéis que você não precise mais e que estão ocupando espaço. Procure digitalizá-los e armazenar no seu computador, de preferência em alguma plataforma que você possa acessar de qualquer lugar do mundo.
Faça reuniões apenas quando necessário
As reuniões são fundamentais para que todos saibam o andamento das atividades, se existem problemas nos processos da empresa, para o alinhamento de ideias, etc. Porém, elas não devem ser realizadas com muita frequência, pois elas podem ser improdutivas e ocupar um tempo que deveria ser usado na realização das suas tarefas.
Delegue tarefas e responsabilidades
Delegar tarefas é ótimo para validar seu colaborador. Isso mostra que você confia no trabalho dele. Além de ser motivador, você não fica tão sobrecarregado durante o dia.
Tenha tudo à mão
Ter o que for essencial à mão é um dos segredos para manter a organização no ambiente de trabalho. Crie esse hábito!
Elimine o que não utiliza
Depois de organizar o que sempre usa à mão, é hora de eliminar o que não está mais usando. Tenha o cuidado de lembrar onde você os colocou para não sair procurando por toda parte e correr o risco de não encontrar mais.
Retire os materiais empilhados que não usa mais
Elimine a bagunça que estiver empilhada e ocupando espaço, principalmente móveis que não são mais usados. Manter o ambiente limpo e organizado é estímulo para seu desempenho.
Ordem nos arquivos
Manter os documentos em ordem, no lugar correto é cuidar para a qualidade do trabalho. Seja prático e rápido na busca de informações e documentos. Perder tempo em procurar papeis é perder concentração, perder o foco. Para que isso não aconteça, tenha as gavetas bem documentadas e dividas por pastas, tal como faz no computador.
Eleja um lugar para guardar
Sempre quando chegamos ao trabalho estamos com algo nas mãos, um papel, um objeto do trabalho ou pessoal. Habitue-se a não largar tudo em cima da mesa. Eleja um cantinho, uma gaveta ou caixa para guardar esses itens e depois vá organizando com calma.
Faça pausas
Pausas curtas e regulares são essenciais para que o seu rendimento e performance não caiam e assim, você consiga manter o foco para realizar o seu trabalho da melhor forma possível.
Retire objetos do caminho
Nada mais desagradável que um cliente ou colega tropeçar em fios de computador, de energia elétrica, ou objetos deixados fora de lugar. Tente não usar tantos equipamentos com fios, se não puder eliminá-los, existem soluções para esconder esses fios e evitar que alguém, ou até mesmo você, tropece.
Defina uma hora para sair
Estender a jornada de trabalho pode não ser uma boa opção. Defina uma hora para finalizar suas tarefas e tente cumprir. Trabalhar cansado e com pouca energia gera um ambiente também de pouca organização e concentração.
Compartilhe objetos longe de sua mesa
Retire de sua mesa os objetos de trabalho que mais de uma pessoa usa, além de você. Além de prejudicar a sua produtividade, pela constante interrupção, podem também desorganizar o seu espaço. Você pode perder o controle de quem pegou emprestado e não devolveu, ou mesmo deixou esses objetos fora do local adequado. Melhor comprar outros objetos novos e disponibilizar para que todos usem, longe de sua mesa.
Lixo no lixo
Constantemente deixamos algum lixo na mesa por preguiça de levantar e descartar no lixo. Este pensamento ou atitude leva a que muitas vezes acumule lixo na sua mesa ou secretária. Coloque o lixo perto do local onde ele é produzido. Isto não é uma atitude preguiçosa mas sim inteligente, fazendo com que perca menos tempo e evite a desorganização.
Não acumule bagunça
Não basta arrumar a sua mesa de trabalho em um dia e uma semana depois tudo já estar bagunçado. Crie o hábito de manter o seu espaço organizado ao sair no final do dia.
Identifique a sua mesa
Sua mesa deve ser organizada de forma que, se por algum motivo você falte e alguém precise acessar as suas coisas, as mesmas sejam identificadas e utilizadas com facilidade.
Observe a si mesmo
O colaborador deve observar seu modo de trabalhar, identificando suas habilidades, seus pontos de melhoria e seus pensamentos, especialmente tentando detectar aquilo que o distrai durante o dia.
O autoconhecimento direciona o indivíduo para que ele se torne capaz de desenvolver ações para eliminar as distrações identificadas, além de ser um ótimo exercício que promove o crescimento como um todo.
Tenha um propósito para sua tarefa
Quando você busca um sentido para aquilo que está fazendo, sua concentração no trabalho melhora 100%. Como afirma o doutor Ricardo Monezi, da Unifesp: “Para convencer o cérebro de que sua atividade profissional é importante, é preciso mostrar a ele que ela faz com que você cresça e também com que se divirta de alguma forma. Ou seja, a dica é tentar ver o lado bom da atividade que você está fazendo, mesmo que não seja a atividade dos seus sonhos. Se for algo chato, pense que, por trás, existe um propósito, uma missão maior”.
Desligue ou tire o celular do se alcance
Uma das principais distrações no ambiente de trabalho, o seu celular. O vilão que tira a concentração da sociedade mundial. Tome cuidado para não se deixar distrair com mensagens, aplicativos, redes. Cuidado para não perder seu tempo. Melhor deixar no silencioso, desligar ou guarda-lo dentro da gaveta, longe dos seus olhos, para não correr o risco de dar uma olhadinha e passar o tempo.
Postura correta também influencia
Uma postura correta e confortável pode fazer com que seu cérebro não fique concentrado no cansaço do corpo do que no trabalho. Por isso, mantenha uma postura que vai te deixar acomodado o dia todo.
Faça uso da tecnologia
Os aplicativos chegaram com força total no mercado virtual para ajudar você a não perder mais seus compromissos, a se organizar, planejar. Uma infinidade de apps, sites e programas já estão à disposição para quem deseja ter uma rotina mais organizada.
Organize as anotações num só lugar
Para não se dispersar, durante a execução da tarefa, centralize suas anotações em pequenos papéis, ou agenda, ou post it, para que não fiquem dispersas. Vale a dica!
Separe tarefas pessoais de profissionais
Procure gerenciar suas tarefas pessoais e profissionais fazendo uma lista e observando cada uma delas como “urgentes” e “importantes”. Deixe-as sempre a vista. Quando começar uma tarefa, procure concluí-la. Estabeleça a prioridade e tempo de execução de cada uma delas.
Tempo para os e-mails
Cuidado para não interromper suas tarefas para abrir seus e-mails. Quando você abre o e-mail, fatalmente vai querer respondê-lo. Isso vai te tirar a concentração e fazer você perder o foco no trabalho. Reserve um horário só para você responder seus e-mails, se possível eleja sempre o mesmo horário do dia, para manter sempre essa rotina e evitar distrações.
Corra da procrastinação
Deixar para fazer depois… Esse é uma grande mania que temos quando a tarefa nos assusta um pouco. Identificar o motivo é o primeiro passo. Pode ser algo fácil de fazer e estamos com medo de começar. Daí vem a procrastinação. É preciso focar nos benefícios para superar os esforços. Uma dica é pensar na tarefa já executada e quantos benefícios ela trará, começando devagar, com passos menores. Quando perceber já estará cumprida.
Elabore listas
Listas são úteis para que o colaborador visualize suas tarefas durante o dia de trabalho e se mantenha organizado. Procure sempre se organizar diariamente, seja em uma tabela no papel, um rascunho ou até mesmo via caminhos mais modernos como um aplicativo de celular ou um site que faça essa organização para ajudar você.
Benefícios da organização no trabalho
Conheça a seguir, os benefícios de manter a organização no trabalho:
Aumenta o desempenho profissional
Diminui o estresse;
Otimiza a execução das atividades;
Aumenta a motivação;
Melhora a imagem da empresa perante os stakeholders;
Minimiza os problemas de saúde;
Melhora o relacionamento interpessoal;
Favorece a gestão do tempo;
Previne imprevistos e a perca de documentos importantes;
Aumenta a criatividade.
Aplicativos que podem te ajudar a manter a organização no trabalho
Alguns aplicativos possuem funcionalidades que podem te ajudar a manter a organização no trabalho. Saiba mais:
ClearFocus: a ferramenta permite que você fragmente a sua rotina de trabalho em grupos de 25 minutos e estabeleça pausas na sua jornada do dia;
Neotriad: com o aplicativo, você cria listas com as atividades a serem desenvolvidas no dia e determina o tempo que cada uma levará, resultando assim, na otimização do tempo e foco nas suas tarefas;
Selfcontrol: através do programa você bloqueia o acesso a sites que podem te distrair durante a realização das suas atividades como por exemplo, redes sociais e e-mails;
com: a ferramenta possibilita que você organize as pautas das suas reuniões e o tempo que cada uma levará.
Essas dicas simples podem te ajudar a realizar suas atividades com mais qualidade, ter um ambiente mais organizado e consequentemente mais produtivo. Aproveite-as e bom trabalho!
